Managementassistent Directeur HR IT Transitie
Ben jij de organisatorische duizendpoot die de directeur van het programma HR IT Transitie ondersteunt? Bij het Ministerie van Defensie krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in een dynamische en politiek gevoelige omgeving. Je bent de onmisbare schakel tussen de directeur, de interne organisatie en externe stakeholders, en draagt bij aan een moderne en toekomstbestendige HR-IT-infrastructuur.
Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse planning en agendabeheer van de directeur. Je zorgt voor een efficiënte verwerking van correspondentie en fungeert als het eerste aanspreekpunt voor diverse bedrijfsvoering zaken, waaronder ICT, intranet, hybride werken en documentstromen. Je bent proactief, flexibel en dienstverlenend, en kunt uitstekend prioriteiten stellen in een complexe werkomgeving. Je draagt bij aan de communicatie met zowel interne als externe partijen en bent bereid je verder te ontwikkelen door middel van aanvullende opleidingen.
Bij het Ministerie van Defensie krijg je de ruimte voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling. Naast een salaris in schaal 7 (€3.096 - €4.289 bruto), profiteer je van een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% van je bruto jaarsalaris, dat je flexibel kunt inzetten. We bieden diverse verlofregelingen en flexibele werktijden om werk en privé goed te combineren. Verder kun je rekenen op een pensioenregeling bij ABP en een reiskostenvergoeding of een voordelig OV-abonnement.
Je beschikt over kennis van managementondersteunende methodieken, secretarieel beheer en administratieve procedures. Je bent vaardig in het omgaan met politieke gevoeligheden en complexe informatiestromen. Goede beheersing van standaard kantoorapplicaties, inclusief iBabs en DefDoc, is essentieel. Je bent communicatief sterk, zowel in het Nederlands als in het Engels, en beschikt over competenties als samenwerken, plannen, organiseren en nauwkeurigheid.
Solliciteer nu en word de ruggengraat van de HR IT Transitie!
Afstemmen van werkzaamheden en daginvulling van de directeur.
Verzorgen van agendaplanning en afspraken.
Verwerken en aanbieden van correspondentie.
Fungeren als brug tussen de directeur en de interne organisatie, bedrijfsvoering en externe stakeholders.
Verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard.
Beheren van contacten met externe stakeholders.
Fungeren als contactpersoon voor bedrijfsvoering zaken zoals ICT, intranet, hybride werken, 'on-boarding' en stukkenstroom.
Bereidheid tot het volgen van aanvullende opleidingen (bijv. beveiligingsfunctionaris) en cursussen voor persoonlijke ontwikkeling.
Kennis en/of ervaring van managementondersteunende werkwijzen en methodieken.
Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden in primaire processen, bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
Vaardigheid in het fungeren als brug naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden.
Vaardigheid in het inschatten van politiek en maatschappelijk relevantie/invloed.
Anticiperend en proactief optreden en daarbij rekening houden met consequenties van eigen handelen.
Vaardigheden in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
Vaardigheid in secretarieel (administratief) beheer.
Vaardigheid in het coördineren van complexe informatiestromen en processen.
Vaardigheid in het afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
Goede beheersing van programma's zoals Outlook, Excel, Word, Powerpoint, iBabs, DefDoc en andere standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen.
Kennis- en affiniteit met eigen werkzaamheden en Defensie.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.
Competenties: Samenwerken, Plannen en organiseren, Organisatiegericht, Nauwkeurig, Integer, Flexibel, Klantgericht, Stressbestendig, Leervermogen.
Neem de volgende stap
De Rijksoverheid vormt het hart van het nationale bestuur van Nederland. Het is de overkoepelende organisatie van ministeries die wet‑ en regelgeving ontwikkelen en uitvoeren rond zaken zoals infrastructuur, economie, onderwijs, sociale zekerheid, en openbare veiligheid. De Rijksoverheid werkt aan maatschappelijke uitdagingen van groot belang voor iedereen in Nederland.
Werken bij de Rijksoverheid betekent bijdragen aan beleid dat de samenleving vormgeeft en verbetert – van milieu en economie tot cultuur en digitale transformatie. Je werkt samen met collega’s in een breed spectrum aan disciplines om impact te hebben op het leven van miljoenen mensen, met veel mogelijkheden voor ontwikkeling en maatschappelijke betrokkenheid.
