Projectondersteuner administratief
Kies voor een betekenisvolle carrière bij het Ministerie van Defensie en draag bij aan de veiligheid van Nederland. Als burger bij het Commando Materieel & IT (COMMIT) speel je een cruciale rol in het ondersteunen van collega's, zowel nationaal als internationaal, met de best mogelijke middelen, voorraden en IT-oplossingen. Je werkt in een dynamische omgeving waar innovatie en maatschappelijke relevantie centraal staan.
Binnen het Commando Materieel & IT (COMMIT), specifiek bij de Afdeling Maritieme Systemen, ben jij de spil in de administratieve ondersteuning van projecten. Je zorgt voor een vlekkeloze organisatie, beheer van documentatie (inclusief gerubriceerde stukken), en bewaakt de voortgang van administratieve processen. Je draagt bij aan efficiëntere werkwijzen en een gestroomlijnd documentbeheer.
Je bent nauwkeurig, overzichtelijk en gedijt in een omgeving waar veiligheid en vertrouwelijkheid prioriteit hebben. Je kunt soepel schakelen tussen verschillende dossiers en hebt een proactieve houding.
Defensie biedt uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden, een competitief salaris, een pensioenregeling en een Individueel Keuzebudget (IKB) dat flexibiliteit biedt voor extra verlof of andere doeleinden. Daarnaast profiteer je van een reiskostenvergoeding of een OV-abonnement.
Solliciteer nu en word onderdeel van een team dat zich inzet voor een veilig Nederland!
Zorgt voor betrouwbare en tijdige administratieve ondersteuning van projecten en secties binnen AMS.
Organiseert overleggen, beheert (ook gerubriceerde) projectdocumentatie.
Bewaakt de voortgang van administratieve processen.
Helpt mee om documentbeheer en werkwijzen slimmer en eenduidiger in te richten.
Ondersteunt het projectteam bij de organisatie en voortgang van projecten.
Zorgt voor een goede voorbereiding en afhandeling van overleggen en bewaakt de voortgang van acties en afspraken.
Helpt bij het verzamelen en verwerken van informatie voor rapportages en houdt overzicht op administratieve processen en deadlines.
Ondersteunt bij het verwerken van project gerelateerde administratie.
Ondersteunt bij het beheren en archiveren van projectdocumenten en houdt overzicht op documentstromen.
Registreert en verwerkt documenten in systemen zoals X-Post en ondersteunt bij administratieve processen, waaronder ABDO-aanvragen.
Werkt met (vertrouwelijke) informatie volgens geldende richtlijnen en draagt bij aan een zorgvuldige verwerking en distributie van documenten.
Ondersteunt bij het toepassen van beveiligingsprocedures en het veilig delen van informatie.
Ondersteunt de sectie bij dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor een goede organisatie van overleggen, inclusief verslaglegging en het vastleggen van acties.
Verzorgt de aanmelding van bezoekers en ondersteunt bij toegangs- en administratieve procedures.
Ondersteunt bij aanvragen rondom personeel en samenwerking, zoals autorisaties en internationale bezoeken.
Helpt bij het organiseren van dienstreizen en het faciliteren van praktische zaken binnen het team.
Verwerkt administratieve gegevens.
Signaleert knelpunten of aandachtspunten en zorgt dat deze worden opgepakt of bij de juiste persoon terechtkomen.
Pakt ad-hoc verzoeken op en zorgt dat praktische zaken tijdig en zorgvuldig worden geregeld.
Ondersteunt bij het borgen van een eenduidige en vindbare archivering volgens geldende afspraken en richtlijnen.
Afgeronde MBO-4 opleiding, bij voorkeur in de richting Secretarieel Management, Administratieve Dienstverlening of vergelijkbaar.
2 tot 4 jaar werkervaring in een projectondersteunende rol binnen een complexe (bij voorkeur technisch georiënteerde) omgeving.
Ervaring met SAP en bij voorkeur gestructureerd documentbeheer (archivering, dossiervorming).
Je hebt de Nederlandse nationaliteit (vereist in verband met veiligheidsonderzoek).
Kennis van administratieve processen en (bij voorkeur) Defensieprocessen zoals behoeftestelling, inkoop en bijbehorende formulieren (ABDO, BGF).
Basisbegrip van maritieme systemen om projectdocumentatie te kunnen plaatsen en begrijpen.
Kennis van Defensierichtlijnen voor documentbeheer, beveiliging (DBB) en archivering.
Vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) en zorgvuldig in schriftelijke verslaglegging.
Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het prettig om te zorgen dat afspraken, documenten en acties kloppen en terug te vinden zijn.
Je schakelt soepel tussen meerdere dossiers en je voelt je thuis in een technische omgeving waar veiligheid en vertrouwelijkheid belangrijk zijn.
Neem de volgende stap
De Rijksoverheid vormt het hart van het nationale bestuur van Nederland. Het is de overkoepelende organisatie van ministeries die wet‑ en regelgeving ontwikkelen en uitvoeren rond zaken zoals infrastructuur, economie, onderwijs, sociale zekerheid, en openbare veiligheid. De Rijksoverheid werkt aan maatschappelijke uitdagingen van groot belang voor iedereen in Nederland.
Werken bij de Rijksoverheid betekent bijdragen aan beleid dat de samenleving vormgeeft en verbetert – van milieu en economie tot cultuur en digitale transformatie. Je werkt samen met collega’s in een breed spectrum aan disciplines om impact te hebben op het leven van miljoenen mensen, met veel mogelijkheden voor ontwikkeling en maatschappelijke betrokkenheid.
