Junior Ambtelijk Secretaris

Werken bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Of het nu gaat om asielaanvragen, mensen die hier willen werken of studeren, of naturalisatieverzoeken: de IND beoordeelt alle verblijfsaanvragen met oog voor de menselijke maat. Als compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie investeert de IND graag in gedreven medewerkers die willen bijdragen aan een proactieve organisatie.

De rol van Junior Ambtelijk Secretaris

Als junior ambtelijk secretaris bij de afdeling Bedrijfsvoering speel je een cruciale rol in het optimaal functioneren van de medezeggenschap. Je ondersteunt de ondernemingsraad (OR) en een vaste commissie, en werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris en het dagelijks bestuur. Je draagt bij aan een soepele administratieve en logistieke gang van zaken rondom vergaderingen en besluitvorming, in een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is.

Arbeidsvoorwaarden

De Rijksoverheid en de IND bieden uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden voor een optimale balans tussen werk en privé:

• Individueel Keuze Budget (IKB): Een budget van 16,50% boven op je basissalaris dat je kunt inzetten voor extra inkomen, verlof, een fietsregeling of het aflossen van een studieschuld.
• Verlof: 144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar op basis van 36 uur, aangevuld met diverse verlofregelingen zoals ouderschaps- en zorgverlof.
• Pensioen: Uitstekende pensioenopbouw bij het ABP, waarbij de werkgever 18,9% bijdraagt.
• Reizen en thuiswerken: Volledige vergoeding van de reiskosten met het openbaar vervoer (2e klas), een thuiswerkvergoeding en een budget van €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of verduurzaming van je woning.
• Persoonlijke ontwikkeling: Volop mogelijkheden voor trainingen en cursussen via de eigen IND academie en een persoonlijk opleidingsbudget.

Solliciteer nu via de knop hieronder en versterk het team bij de IND!

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de ondernemingsraad en een vaste commissie van de ondernemingsraad.

• Registreren en archiveren van in- en uitgaande post in het postregistratie- en elektronisch archiefsysteem.

• Deelnemen aan het wekelijks overleg van het dagelijks bestuur van de OR en concept agenda's opstellen.

• Zorgen voor voorbereiding, verslaglegging en opvolging van acties en besluiten van overleggen.

• Plannen van interne en externe vergaderruimtes en informeren van leden.

• Opschonen van de mailbox van de OR en onderhouden van in- en externe functionele contacten.

• Bepalen van de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder in samenwerking met het dagelijks bestuur en directiesecretariaat.

Vereisten

• Beschikken over mbo-werk- en denkniveau.

• Het is een pre om niveau 1 van de opleiding tot ambtelijk secretaris te hebben gevolgd of bereid te zijn deze te volgen.

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• Vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen.

• Inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap, relevante bestuurlijke relaties en logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen.

• Klantgericht, flexibel en oplossingsgericht.

• Aantoonbare ervaring en affiniteit met een digitale werkomgeving zoals MS Office, MS Teams en Citrix.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Extra beloning (bijv. 13e maand, vaste eindejaarsuitkering)
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding