Recordbeheer

Werken bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken

De wereld verandert snel en in een turbulente internationale omgeving staat het Ministerie van Buitenlandse Zaken midden in de praktijk. Wij behartigen de belangen van Nederlanders wereldwijd, beschermen onze vrijheden en bouwen aan stabiliteit, veiligheid en welvaart. Als Recordsmanager speel je een cruciale rol in het behoud, de vindbaarheid en de duurzame toegankelijkheid van belangrijke overheidsinformatie. Je komt te werken in een dynamische en maatschappelijk relevante omgeving waar diversiteit en inclusie hoog in het vaandel staan.

Wat wij bieden

Naast een uitdagende rol in het hart van de Rijksoverheid ontvang je uitstekende arbeidsvoorwaarden. Je salaris wordt aangevuld met een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris, waarmee je flexibel keuzes maakt in geld, verlof of fiscaal vriendelijke doelen. Daarnaast profiteer je van persoonlijke groei- en loopbaanontwikkeling, studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten voor woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Solliciteer nu via de knop hieronder en draag bij aan een veilige en transparante informatiehuishouding!

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt medewerkers van het ministerie in Den Haag en ambassades wereldwijd bij het digitaal archiveren van informatie.

• Je bewaakt de toepassing van de archiefordeningsstructuur en adviseert over het ordenen en beheren van informatie en het inrichten, openen en afsluiten van dossiers en samenwerkruimtes.

• Je voert je beheertaken uit in de daarvoor bestemde systemen, waaronder SharePoint.

• Je selecteert archiefdossiers aan de hand van geldende selectielijsten en hotspotanalyses en bereidt de overdracht van digitale en papieren archieven naar het Nationaal Archief voor.

• Je zorgt ervoor dat archiefbescheiden volgens de geldende regels en procedures worden vernietigd.

• Je controleert de kwaliteit van de informatiehuishouding, signaleert verbeterpunten en rapporteert hierover aan het management.

• Je ondersteunt bij Woo-verzoeken en andere informatieverzoeken door relevante informatie uit archiveringssystemen te verzamelen.

• Je beheert de leeszaal en zorgt ervoor dat medewerkers en externe onderzoekers papieren archieven op een zorgvuldige en toegankelijke manier kunnen raadplegen.

Vereisten

• Je hebt HBO -werk- en denkniveau en kunt informatie ordenen, verbanden leggen en vraagstukken vertalen naar heldere inzichten.

• Je hebt kennis van informatie- en recordsmanagement en bij voorkeur ervaring met archiefbeheer en digitale archiveringsprocessen.

• Je bent klantgericht, kunt goed luisteren naar de vragen en behoeften van medewerkers en stemt je advies hierop af.

• Je bezit sterke samenwerkingsvaardigheden en werkt effectief samen met collega's, leidinggevenden en externe ketenpartners zoals de RvIHH en het Nationaal Archief.

• Je kunt je werkzaamheden plannen en organiseren, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang van archiveringsprocessen.

• Je werkt zelfstandig, handelt proactief en neemt initiatief binnen de geldende wet- en regelgeving.

• Je beschikt over omgevingsbewustzijn en volgt ontwikkelingen binnen het ministerie en de ambassades wereldwijd.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Extra beloning (bijv. 13e maand, vaste eindejaarsuitkering)
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding