Afdelingssecretaris Inkoop en Contractmanagement

Werken aan het fundament van Nederland

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste vastgoedopdrachtgever van Nederland. Wij beheren miljoenen vierkante meters aan gebouwen en terreinen, variërend van ministeries en rechtbanken tot paleizen en musea. Binnen de ondernemende directie Transacties en Projecten werken we aan toonaangevende en ambitieuze projecten zoals de renovatie van het Binnenhof. Je komt te werken in een hecht en collegiaal Bedrijfsbureau met een open sfeer waar ruimte is voor eigen initiatief en persoonlijke groei.

De rol en impact

Als afdelingssecretaris ben je de onmisbare spin in het web voor de afdeling Inkoop en Contractmanagement. Je fungeert als de rechterhand en het extra paar ogen en oren van het afdelingshoofd. In deze veelzijdige rol combineer je inhoudelijke ondersteuning met procesmatige coördinatie, waarbij je direct bijdraagt aan een efficiënte bedrijfsvoering en een IT-fitte organisatie. Je opereert in een dynamische omgeving waar jouw organisatietalent en verbindende kwaliteiten direct impact hebben op het succes van het team.

Goed geregelde arbeidsvoorwaarden

Bij het RVB krijg je alle ruimte om werk en privé optimaal te combineren en je continu te blijven ontwikkelen. Je ontvangt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% dat je naar eigen wens kunt inzetten voor extra verlof, opleidingen of een uitbetaling. Daarnaast bouw je een degelijk pensioen op bij het ABP, worden je reiskosten voor het openbaar vervoer volledig vergoed en zijn er uitstekende faciliteiten voor hybride werken. Solliciteer direct en bouw mee aan de toekomst van Nederland!

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Het voorbereiden van de wekelijkse managementteamoverleggen (MT): zorgen voor de agenda, verslaglegging en stukken van het MT van de afdeling ICM, het ondersteunen bij en voorbereiden van de besluitvorming en het monitoren en bewaken van de uitvoering van genomen besluiten en afgesproken acties.

• Het afdelingshoofd en het MT voorzien van managementinformatie, bijvoorbeeld door het opstellen van dashboards. Je bent in staat om zelfstandige producten op te leveren en op basis van de informatie adviezen en acties te formuleren.

• Coördineren, organiseren en monitoren van onderwerpen op het gebied van bedrijfsvoering, HRM en communicatie binnen de afdeling. Dit doe je in goede samenwerking met het Bedrijfsbureau, dat verantwoordelijk is voor de directiebrede processen.

• Inhoudelijk ondersteunen van het afdelingshoofd. Jij bent dat extra paar oren en ogen waarop hij kan bouwen en vertrouwen. Ook ben jij het extra paar handen dat het afdelingshoofd in de uitvoering ondersteunt.

• Meedraaien als uitvoerend secretaris in diverse projecten en processen die de gehele directie aangaan. Dit doe je in goed overleg met het Hoofd Bedrijfsbureau.

Vereisten

• Een afgeronde hbo-opleiding of aantoonbaar hbo werk- en denkniveau.

• Bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare rol waar je verantwoordelijk was voor organisatorische en bedrijfsvoering processen.

• Affiniteit met de aard van de werkzaamheden van de afdeling Inkoop en Contractmanagement.

• Sociale vaardigheden waardoor je makkelijk contact weet te leggen met collega’s. Je stapt proactief op mensen af en bouwt snel aan je interne netwerk.

• Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschrift. Van heldere communicatie tijdens overleggen tot schrijfvaardigheden voor het opstellen van o.a. verslagen.

• Je hebt bij voorkeur ervaring met Microsoft Office-programma’s, systemen die informatie gestuurd werken faciliteren en je bent goed in het visueel aantrekkelijk maken van presentaties.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Extra beloning (bijv. 13e maand, vaste eindejaarsuitkering)
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding