Managementsecretaresse

Werken bij het Ministerie van Defensie

De Koninklijke Luchtmacht is het krijgsmachtdeel van Defensie dat vanuit de lucht en de ruimte bijdraagt aan vrede en veiligheid. Zij ondersteunt de bestrijding van internationale onrust, biedt hulp bij rampen en bewaakt het Nederlandse luchtruim. Met moderne vliegtuigen, straaljagers, helikopters en andere wapensystemen, én professioneel opgeleid personeel, voert de Luchtmacht iedere missie waakzaam en trefzeker uit.

Als managementsecretaresse lever je een waardevolle bijdrage aan onze organisatie. Jouw welzijn en professionele ontwikkeling staan centraal. Je kunt rekenen op uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder een individueel keuzebudget, ontwikkelingsmogelijkheden en de optie om gratis te sporten op iedere Defensielocatie.

Solliciteren

Ben jij klaar voor deze uitdagende rol binnen een dynamische omgeving? Solliciteer direct via de knop op de externe site en versterk ons team!

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het behandelen van post, het signaleren van urgente (post)stukken, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor afhandeling benodigde informatie/bescheiden, het verzenden van uitgaande post;

• Het in overleg, beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak en attenderen op het nakomen van de gemaakte afspraken;

• Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;

• Het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen het Command/Staf CLSK en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;

• Het vervullen van een bufferfunctie tussen Commandant/Sectiehoofden en interne medewerkers respectievelijke externe instanties;

• Het bewaken en coördineren van in- en externe inkomende en uitgaande informatiestromen;

• Het attenderen op aandachtspunten en het signaleren van knelpunten in de voortgang van de in- en externe communicatie;

• Het fungeren als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning;

• Het (doen) voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (officiële, ook buitenlands) bezoek en delegaties;

• Het fungeren als secretaresse/notulist bij directievergaderingen dan wel overige vergaderingen;

• Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken en het (in voorkomend geval) verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties;

• Het opzetten en bijhouden van het werkarchief (met behulp van o.a. X-Post) en het bewaken van de tijdige en volledige levering van de te archiveren stukken en het completeren van dossiers;

• Het naar eigen inzicht en op basis van globale aanwijzingen concipiëren van brieven (ook in vreemde talen) en het daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie;

• Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl en het verzorgen van uitgaande correspondentie (waaronder het omzetten van conceptteksten naar interne memoranda, nota¿s, brieven, e.d.);

• Het beoordelen van uitnodigingen, het doorgeleiden van relevante verzoeken en het verzorgen van adequate informatie voor de Commandant/Sectiehoofden;

• Het regelen van lunches/diners, zakenreizen en uitnodigingen.

• Het verzamelen, bewerken en beoordelen van (bedrijfsvoering-)gegevens ter realisatie van (management)informatie met betrekking tot de voortgang van uiteenlopende administratief-organisatorische aangelegenheden;

• Het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen voor het beheren en bewaken van planningen, contacten en bedrijfsvoeringsprocessen;

• Het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;

• Het verzorgen van de agendaplanning en voortgangsmelding/-bewaking bij de uitwerking van de documenten.

Vereisten

• Algemeen vaktechnische kennis van management ondersteunende methoden en werkwijzen binnen het Command/Staf CLRS;

• Administratief technische kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften en de toepassing daarvan;

• Kennis van budgetbewaking en voortgangsbewaking van activiteiten;

• Algemeen vaktechnische kennis van reguliere archiverings- en documentatie technieken;

• Inzicht van taakstelling, structuur en werkwijze van het Command/Staf CLRS;

• Inzicht in diverse bedrijfsvoeringsprocessen;

• Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie;

• Nauwkeurige vaardigheid in het maken van verslagen van vergaderingen, in het vormen en bijhouden van dossiers en het te woord staan van derden;

• Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen (kantooromgeving);

• Vaardigheid in het vormen en bij houden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, notas.

• Je dient in het bezit te zijn van de Nederlandse nationaliteit;

Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Extra beloning (bijv. 13e maand, vaste eindejaarsuitkering)
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding